Políticas de Privacidad y tratamiento de Bases de Datos
La empresa Lacomex S.A.S. domiciliada en Bogotá e identificada con NIT 860.505.432-7, con dirección en la Carrera 12 No. 118-85, (de ahora en adelante la “Empresa”) manifiesta a los Titulares de los Datos Personales que el propósito principal de esta Política es poner en su conocimiento los derechos con los que cuentan en el tratamiento de sus datos personales.
Definiciones Principales
Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que aquí se les concede:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento;
c) Datos Personales: Cualquier información que pueda vincularse o asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
e) Responsable de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principios
La Empresa, en el desarrollo de sus actividades recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales. En dicho tratamiento, la Empresa deberá ceñirse a los siguientes principios rectores:
a) Principio de legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Finalidades
Los Datos Personales tratados por la Empresa deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación:
a) Cumplimiento de las obligaciones laborales, comerciales, corporativas, tributarias y contables de la Empresa.
b) Realizar y llevar a cabo los procesos de selección necesarios para poder contratar los empleados necesarios para la Empresa.
c) Cumplir con todas las obligaciones laborales y de prestaciones sociales de los empleados de la Empresa.
d) Cumplir los contratos celebrados con los clientes.
e) Enviarle a los clientes información acerca de nuestros servicios, promociones, productos, entre otros.
f) Publicidad con el fin de conseguir mayores ventas, productos o mayor cantidad de clientes.
g) Prestar los servicios con base en las necesidades de los clientes y lo pactado con éstos con el fin de cumplir los contratos celebrados.
h) El control y la prevención del fraude y de lavado de activos.
i) Procesar toda la información relevante de los clientes con el fin de poderles brindar los productos pertinentes, con base a sus necesidades.
j) Procesar toda la información relevante de los proveedores con el fin de poderles comprar todos los productos que la Empresa requiera.
Derechos del Titular de los Datos Personales
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Encargado de Protección de Datos Personales
La Empresa ha designado a la gestión de “Servicio al Cliente” como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas y reclamos relacionadas con los Datos Personales.
Los datos de contacto del Servicio al Cliente son:
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Carrera 12 No. 118-85
Atención: Mariela Bayona
Teléfono: 57 (310)563 9164
Procedimientos
Las funciones de esta área son: recibir las consultas de los Titulares, tramitar y responder las peticiones, quejas y reclamos y responder a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no sean procedentes de acuerdo con la Ley.
a) Consultas. La Empresa dispondrá de mecanismos para que el Titular exponga consultas respecto de cuáles son los Datos Personales que reposan en las bases de datos. Estos mecanismos podrán ser solicitados ante:
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Carrera 12 No. 118-85
Atención: Mariela Bayona
Teléfono: 57 (310)563 9164
El responsable atenderá dicha consulta y dará respuesta a ésta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Empresa. En el caso que la solicitud no pueda ser atendida dentro de los diez (10) días hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Sin embargo, la respuesta no podrá tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la Empresa, para ser respondida.
b) Reclamos. La Empresa dispone de mecanismos para que el Titular formule reclamos respecto a sus Datos Personales Tratados. El titular puede solicitar que estos sean corregidos, modificados o suprimidos. Adicionalmente, el Titular podrá reclamar por el incumplimiento de la Empresa de las normas legales.
Estos mecanismos podrán ser solicitados ante:
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Carrera 12 No. 118-85
Atención: Mariela Bayona
Teléfono: 57 (310)563 9164
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo y solo en el caso que la documentación necesaria esté completa. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Empresa deberá informar al interesado los motivos de la demora. La respuesta definitiva en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Vigencia
Esta Política rige a partir del día primero (1) de agosto del dos mil veinticuatro (2024). Todos los Datos Personales permanecerán en nuestra Base de Datos, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política.